Hướng Dẫn Thay Đổi Đăng Ký Kinh Doanh Cho Công Ty Cổ Phần

Khi công ty cổ phần có sự thay đổi về trụ sở, người đại diện, tên gọi hay vốn điều lệ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước. Tùy vào từng nội dung thay đổi, thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt.

Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ cần chuẩn bị cho 5 trường hợp phổ biến nhất:

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Nếu công ty chuyển văn phòng, trụ sở sang một địa chỉ mới, bạn cần chuẩn bị:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nghị quyết/Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) về việc dời trụ sở (bản chính hoặc bản sao).
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 2: Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người đại diện pháp luật khác, hồ sơ bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện.
Nghị quyết/Quyết định về việc thay đổi người đại diện (bản chính hoặc bản sao), cụ thể:
- Của Đại hội đồng cổ đông: Nếu việc thay đổi này làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
- Của Hội đồng quản trị (HĐQT): Nếu việc thay đổi này KHÔNG làm thay đổi Điều lệ công ty.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 13 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 3: Thay đổi tên công ty

Để đổi tên mới cho doanh nghiệp, bạn cần nộp:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nghị quyết/Quyết định của ĐHĐCĐ về việc đổi tên (bản chính hoặc bản sao).
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 4: Giảm vốn điều lệ

Thủ tục giảm vốn đòi hỏi tính pháp lý khắt khe hơn để đảm bảo quyền lợi của đối tác. Hồ sơ gồm:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nghị quyết/Quyết định của ĐHĐCĐ về việc giảm vốn (bản chính hoặc bản sao).
Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư (áp dụng nếu công ty có nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn/mua cổ phần).

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp phải có văn bản cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã giảm vốn.

Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 5: Tăng vốn điều lệ

Việc tăng vốn được chia thành 2 hình thức với yêu cầu hồ sơ khác nhau:

Hình thức A: Tăng vốn thông thường (nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh)

Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nghị quyết/Quyết định của ĐHĐCĐ về việc tăng vốn.
Giấy tờ chứng minh đã thanh toán tiền mua cổ phần tương ứng với phần vốn tăng thêm.
Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư (nếu có yếu tố nhà đầu tư nước ngoài).

Hình thức B: Chào bán cổ phần thành nhiều đợt Trường hợp ĐHĐCĐ duyệt bán nhiều đợt và giao cho HĐQT thực hiện thủ tục sau mỗi đợt, hồ sơ gồm:

Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nghị quyết của ĐHĐCĐ về việc chào bán cổ phần, nêu rõ số lượng cổ phần chào bán và nội dung ủy quyền cho HĐQT.
Nghị quyết/Quyết định của HĐQT về việc đăng ký tăng vốn sau khi kết thúc mỗi đợt bán.
Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư (nếu có yếu tố nhà đầu tư nước ngoài).
Biểu mẫu áp dụng chung cho TH5: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).