Hướng Dẫn Cập Nhật, Bổ Sung Thông Tin Công Ty Cổ Phần

Hướng Dẫn Cập Nhật, Bổ Sung Và Hiệu Đính Thông Tin Công Ty Cổ Phần

Trong quá trình hoạt động, ngoài các thay đổi lớn về cơ cấu, doanh nghiệp đôi khi chỉ cần cập nhật những thông tin nhỏ, xin cấp lại giấy phép do thất lạc, hoặc chỉnh sửa các sai sót trên hệ thống.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ cho 3 trường hợp cập nhật, bổ sung và hiệu đính thông tin phổ biến nhất đối với công ty cổ phần:

Trường hợp 1: Cập nhật và bổ sung thông tin cơ bản

Áp dụng khi: Doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin như chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật, số điện thoại, email… và các thông tin khác không thuộc diện phải làm thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” (theo Điều 40 đến Điều 55 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP).

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 2: Xin cấp lại Giấy chứng nhận/Giấy xác nhận

Áp dụng khi: Bản giấy của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy.

Hồ sơ và quy trình:

Doanh nghiệp chỉ cần soạn Văn bản đề nghị cấp lại và gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 26 (Phụ lục I, Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 3: Hiệu đính (sửa đổi) thông tin bị sai sót

Thủ tục này được thực hiện khi doanh nghiệp phát hiện có sự sai lệch thông tin giữa hồ sơ gốc và thông tin được cấp. Cụ thể chia làm 2 tình huống:

Tình huống A: Sai lệch trên Giấy chứng nhận

Lý do: Nội dung in trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với hồ sơ gốc mà doanh nghiệp đã nộp.
Cách xử lý: Doanh nghiệp gửi Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở.

Tình huống B: Sai lệch trên Cơ sở dữ liệu quốc gia

Lý do: Thông tin trên hệ thống quốc gia bị thiếu hoặc sai lệch so với hồ sơ bản giấy do lỗi trong quá trình chuyển đổi số, nhập liệu dữ liệu cũ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
1. Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
2. Tài liệu đính kèm (Bản sao): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận đầu tư / Giấy phép thành lập… hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương để làm căn cứ đối chiếu.
Biểu mẫu áp dụng chung cho Trường hợp 3: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư số 68/2025/TT-BTC).