Hướng Dẫn Bổ Sung, Xin Cấp Lại Và Hiệu Đính Thông Tin Đăng Ký Doanh Nghiệp (Mới Nhất)
Trong quá trình hoạt động, ngoài các thay đổi lớn về cơ cấu hay quy mô, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các nhu cầu như: cập nhật thông tin cá nhân, xin cấp lại giấy phép do thất lạc/hư hỏng, hoặc sửa lại những thông tin bị sai sót trên hệ thống.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ và biểu mẫu cho 3 trường hợp này (áp dụng theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC):
Trường hợp 1: Cập nhật, bổ sung thông tin cơ bản
Áp dụng khi: Doanh nghiệp cần cập nhật, bổ sung các thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật hoặc các thông tin khác trong hồ sơ, nhưng không thuộc diện phải làm thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” (quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP).
-
Hồ sơ cần chuẩn bị: Chỉ cần nộp Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin.
-
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).
Trường hợp 2: Xin cấp lại Giấy chứng nhận / Giấy xác nhận
Áp dụng khi: Doanh nghiệp đã được cấp bản cứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung, nhưng có nhu cầu xin cấp lại do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy.
-
Hồ sơ và quy trình: Doanh nghiệp lập Văn bản đề nghị cấp lại và gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp (hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) đặt trụ sở.
-
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 26 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).
Trường hợp 3: Hiệu đính (sửa đổi) thông tin bị sai sót
Thủ tục này được thực hiện khi có sự sai lệch thông tin giữa hồ sơ gốc của doanh nghiệp và thông tin được cơ quan nhà nước cấp/ghi nhận. Cụ thể chia làm 2 tình huống:
Tình huống A: Sai lệch thông tin trên Giấy chứng nhận
-
Lý do: Nội dung in trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với hồ sơ gốc doanh nghiệp đã nộp.
-
Cách xử lý: Doanh nghiệp nộp Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.
Tình huống B: Sai lệch thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia
-
Lý do: Thông tin trên hệ thống quốc gia bị thiếu hoặc sai lệch so với hồ sơ bản giấy của doanh nghiệp do quá trình chuyển đổi, nhập liệu dữ liệu cũ.
-
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
-
Tài liệu đính kèm (Bản sao): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận đầu tư / Giấy phép thành lập… hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương để làm căn cứ đối chiếu.
-
-
Biểu mẫu áp dụng chung cho Trường hợp 3: Mẫu số 12 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).
Mẹo nhỏ: Khi nhận bất kỳ Giấy chứng nhận nào từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nên kiểm tra và đối chiếu ngay với hồ sơ gốc để kịp thời làm thủ tục hiệu đính nếu phát hiện sai sót, tránh những rắc rối pháp lý về sau!
