Cập Nhật Thông Tin Công Ty TNHH Hai Thành Viên

Hướng Dẫn Cập Nhật, Xin Cấp Lại Và Hiệu Đính Thông Tin Đăng Ký Doanh Nghiệp

Trong quá trình hoạt động, ngoài các thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp sẽ thường xuyên phát sinh các nhu cầu như: cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện, xin cấp lại giấy phép do thất lạc, hoặc chỉnh sửa các sai sót trên hệ thống.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ cho 3 trường hợp này theo quy định mới nhất (Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC):

Trường hợp 1: Cập nhật, bổ sung thông tin cơ bản

Áp dụng khi: Doanh nghiệp cần cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật hoặc các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc diện phải làm thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” (quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP).

Hồ sơ cần chuẩn bị: Chỉ cần nộp Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 2: Xin cấp lại Giấy chứng nhận / Giấy xác nhận

Áp dụng khi: Doanh nghiệp đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung, nhưng có nhu cầu xin cấp lại do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy.

Hồ sơ và quy trình: Doanh nghiệp soạn thảo Văn bản đề nghị cấp lại và nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp (hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) đặt trụ sở.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 26 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 3: Hiệu đính (sửa đổi) thông tin bị sai sót

Thủ tục này được thực hiện khi có sự sai lệch thông tin giữa hồ sơ gốc của doanh nghiệp đã nộp và thông tin được cơ quan nhà nước cấp/ghi nhận trên hệ thống. Cụ thể chia làm 2 tình huống:

Tình huống A: Sai lệch thông tin trên Giấy chứng nhận

Lý do: Nội dung in trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ gốc doanh nghiệp đã nộp.
Cách xử lý: Doanh nghiệp gửi Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

Tình huống B: Sai lệch thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia

Lý do: Thông tin trên hệ thống quốc gia bị thiếu hoặc sai lệch so với hồ sơ bản giấy của doanh nghiệp do quá trình chuyển đổi, nhập liệu dữ liệu cũ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
1. Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
2. Tài liệu đính kèm (Bản sao): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận đầu tư / Giấy phép thành lập… hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương để làm căn cứ đối chiếu.
Biểu mẫu áp dụng chung cho Trường hợp 3: Mẫu số 12 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Mẹo thực chiến: Khi nhận lại kết quả từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nên có thói quen đối chiếu ngay với hồ sơ gốc để kịp thời làm thủ tục hiệu đính nếu có sai sót, tránh ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng hay xuất hóa đơn sau này!