Thủ Tục Cập Nhật Thông Tin Đăng Ký Doanh Nghiệp Tư Nhân Mới Nhất

Hướng Dẫn Cập Nhật, Xin Cấp Lại Và Hiệu Đính Thông Tin Doanh Nghiệp Tư Nhân (Quy Định Mới Nhất)

Trong quá trình hoạt động, ngoài những thay đổi lớn về quy mô hay định hướng, doanh nghiệp tư nhân đôi khi chỉ phát sinh nhu cầu cập nhật các thông tin cơ bản, xin cấp lại giấy tờ do rách/mất, hoặc đính chính các sai sót trên hệ thống.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ cho 3 trường hợp này theo quy định mới nhất (Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC):

Trường hợp 1: Cập nhật, bổ sung thông tin cơ bản

Áp dụng khi: Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật, bổ sung các thông tin cá nhân hoặc các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp phải làm thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” (theo Điều 40 đến Điều 55 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP).

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.

• Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 2: Xin cấp lại Giấy chứng nhận/Giấy xác nhận

Áp dụng khi: Doanh nghiệp đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung, nhưng không may bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy.

Hồ sơ và quy trình:

• Doanh nghiệp soạn Văn bản đề nghị cấp lại và gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 26 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Trường hợp 3: Hiệu đính (sửa đổi) thông tin bị sai sót

Thủ tục này dành cho các trường hợp có sự sai lệch thông tin giữa hồ sơ gốc doanh nghiệp đã nộp và thông tin được cơ quan nhà nước cấp/ghi nhận. Cụ thể có 2 tình huống:

Tình huống A: Sai lệch thông tin trên Giấy chứng nhận

• Lý do: Nội dung in trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với hồ sơ đăng ký mà doanh nghiệp đã nộp.

• Cách xử lý: Doanh nghiệp gửi Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Tình huống B: Sai lệch thông tin trên Hệ thống quốc gia

• Lý do: Thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc sai lệch so với hồ sơ bản giấy do lỗi trong quá trình chuyển đổi dữ liệu.

• Hồ sơ cần chuẩn bị:

  1. Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

  2. Tài liệu đính kèm (Bản sao): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận đầu tư / Giấy phép thành lập… hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương để làm căn cứ đối chiếu.

• Biểu mẫu áp dụng chung cho Trường hợp 3: Mẫu số 12 (Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).

Mẹo nhỏ: Hãy kiểm tra kỹ các thông tin trên Giấy chứng nhận ngay khi vừa nhận kết quả từ cơ quan nhà nước để kịp thời làm thủ tục hiệu đính (nếu có sai sót), tránh ảnh hưởng đến các giao dịch kinh doanh sau này!