Trong quá trình hoạt động, ngoài những thay đổi lớn (như vốn, trụ sở, người đại diện), công ty cổ phần còn phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước khi có những điều chỉnh về cổ đông, ngành nghề, hoặc thông tin thuế.
Dưới đây là cẩm nang hồ sơ chi tiết cho 6 trường hợp thông báo thay đổi phổ biến nhất đối với công ty cổ phần:
Trường hợp 1: Thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài
(Áp dụng cho công ty chưa niêm yết và chưa đăng ký giao dịch chứng khoán)
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
-
Danh sách cổ đông nước ngoài (bản mới nhất). Lưu ý: Chỉ bắt buộc chữ ký của những cổ đông có sự thay đổi về giá trị cổ phần.
-
Chứng từ chứng minh: Hợp đồng/Giấy tờ chứng minh hoàn tất chuyển nhượng cổ phần, hoặc Giấy tờ chứng minh đã góp tiền mua cổ phần.
-
Nếu cổ đông mới là Tổ chức: Cần nộp thêm bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức và văn bản cử người đại diện. (Tổ chức nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự).
-
Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư (nếu thuộc trường hợp bắt buộc theo Luật Đầu tư).
Trường hợp 2: Thay đổi (Thêm/Bớt) ngành, nghề kinh doanh
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
-
Nghị quyết hoặc Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi ngành nghề kinh doanh (Bản sao hoặc bản chính).
-
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).
Trường hợp 3: Thay đổi thông tin đăng ký thuế
(Ví dụ: Đổi kế toán trưởng, thay đổi số tài khoản ngân hàng…)
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Chỉ cần Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
-
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).
Trường hợp 4: Thay đổi thông tin Cổ đông sáng lập
(Áp dụng cho công ty chưa niêm yết/chưa lên sàn)
📌 Lưu ý thực chiến: Thủ tục này chỉ áp dụng trong trường hợp có cổ đông sáng lập chưa thanh toán tiền, hoặc thanh toán không đủ số cổ phần đã đăng ký mua ban đầu (theo Điều 113 Luật Doanh nghiệp).
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
-
Danh sách cổ đông sáng lập mới, trong đó đã loại bỏ thông tin của những cổ đông chưa thanh toán tiền mua cổ phần.
Trường hợp 5: Cập nhật thông tin cá nhân/tổ chức của Cổ đông nước ngoài
Trường hợp áp dụng: Khi cổ đông nước ngoài (hoặc người đại diện của họ) đổi tên, đổi quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc, hoặc thay đổi số lượng/loại cổ phần đang nắm giữ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Chỉ cần nộp Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
-
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 12 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).
Trường hợp 6: Thông báo/Thay đổi thông tin “Chủ sở hữu hưởng lợi”
Hồ sơ cần chuẩn bị tùy theo tình huống:
-
Tình huống A (Thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu): Nộp Thông báo thay đổi nội dung ĐKDN + Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
-
Tình huống B (Thay đổi thông tin cổ đông theo khoản 3 Điều 18 NĐ 168/2025/NĐ-CP): Nộp Thông báo thay đổi nội dung ĐKDN + Danh sách để xác định chủ sở hữu hưởng lợi.
-
Biểu mẫu áp dụng chung: Mẫu số 12, Mẫu số 10 và Mẫu số 11 (Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).
(Ghi chú: Toàn bộ biểu mẫu nhắc đến trong bài viết đều được ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC)
